介護・看護の経営者・管理者の方へ

AIを導入するだけで、
終わらせない。

ばらばらのソフトと書類を、
AIエージェントがつないで動かす。

介護・看護の事業所を自ら運営する私たちが、業務の整理からシステム開発、AIエージェントによる自動化、運用定着まで支援します。今お使いのソフトを生かしながら、事務の負担を減らす方法を考えます。

業務改善について相談する 実際の画面を見る
  • 介護・看護事業者が支援
  • 開発と業務実行の両方に対応
  • FDE・受託自動化

つばさメディカルグループでの導入結果

ばらばらだったもの
  • 介護・看護ソフト
  • 会計
  • 勤怠・打刻
  • 求人サイト
  • 現場の報告（メール・チャット）
  • 届く書類
AIエージェント データを集めて集計・書類を作成・やり取りを管理
（AIで内製した自社システムの上で動く）
  • 経営管理がリアルタイムにSaaSを統合して自動集計
  • 書類の手間がほぼゼロに法定書類の作成・管理をAIが
  • 職員の本当の稼働が分かる事業所をまたいで一元把握し、採用へ
  • 採用のやり取りを任せる求人サイトの応募対応を管理

使う人が、つくる。

自社の現場で課題を見つけ、AIを使って仕組みをつくり、実務に組み込む。その経験を、同じ課題を抱える介護・看護事業者へ。

自社での実践

支援する前に、
まず自社で実践しています。

介護・訪問看護・デイサービス・施設を運営しながら、管理部門の仕事をAIエージェント中心に切り替えてきました。ご紹介するのは、その中で実際に動いている仕組みです。

30以上AIで内製し、毎日の業務で使っている業務アプリ
77項目AIエージェントが実行できる手順に整えた管理部の業務
1〜10分定型タスク1件の処理時間の目安。複数のタスクを並列で進め、深夜も止まらない

私たちが、いちばん楽になったこと

01

経営の数字を、リアルタイムに。

介護・看護ソフト、会計、勤怠など、ばらばらのSaaSのデータをAIが自動で集めて集計。内製したシステムで、経営管理をリアルタイムに行えるようになりました。

  • 介護・看護ソフト
  • 会計
  • 勤怠
02

法定書類と書類管理の手間が、ほとんどなくなった。

法定書類の作成から、届いた書類の分類・保管・不足の点検まで、AIが正確に行います。担当者は最後の確認だけです。

  • 法定書類
  • 文書管理
  • 書類点検
03

職員の本当の稼働が、事業所をまたいで分かる。

介護ソフト・勤怠・各事業所の稼働表をまとめ、会社全体の稼働率をリアルタイムに把握。現地管理者の感覚で決めていたシフトと採用を、数字で決められるようになりました。

  • サービス予定
  • 打刻
  • 現場の報告
04

採用サイトのやり取りも、エージェントが管理。

求人サイトでの応募者とのやり取りの管理をAIエージェントが担当。担当者が画面を見張る手間がなくなりました。

  • 求人サイト
  • 応募管理

AIエージェントの実演

頼むのは、一文だけ。
あとはAIが画面を動かします。

人がやってもAIがやっても、できあがる台帳は同じです。違うのは、人が画面の前にいなくていいこと。デモ用の請求書10件を使い、AIエージェントが実際に操作した画面を記録しました。

担当者からの依頼

「本日届いた請求書（10件）を請求書台帳に登録して、支払申請に上げて。PDFはリネームして文書管理に登録して」

Gmail ／ 本日届いた請求書メール
Gmailの受信トレイに、取引先10社からの請求書メールが並んでいる画面

受信トレイから、本日届いた請求書メール10件を見つけます。

依頼からの経過0:13
定型タスクの処理時間（目安）1〜10分
同時に動かせるタスク複数を並列
処理できる時間帯深夜・休日も

この1件は、AIエージェントが同時に進めている仕事のひとつです。人事・労務・経理・総務・書類管理など部門ごとのエージェントが、同時に10本前後動いています。自動で完結する処理は夜のうちに終え、ログインや職員の確認が必要なものは勤務時間内に。担当者は報告を確認するだけです。

1日の処理のイメージ
  • 部門別のエージェントが同時に約10本
  • 夜間は自動で完結
  • 日中は職員の確認が要るもの
人事
労務
経理
総務
書類管理
売上・稼働
  • 自動で完結する処理（深夜も）
  • 職員の確認・ログインが必要な処理（勤務時間内）

1本が1タスク（定型タスクは1〜10分が目安。複雑な処理はこれより長くなります）。図はイメージです。

こんなご相談に

事務のために、
現場の時間が奪われていませんか。

書類の確認、転記、集計、承認。今あるシステムと仕事の進め方を確認し、手作業の多いところから見直します。

日々の書類管理を
仕組み化したい。

計画書・同意書・会議録・保険証など、書類の有無や期限を確認する業務を整理。AIによる点検や、不足書類を担当者へ知らせる仕組みを設計します。

書類管理・実地指導の準備

今のソフトを生かして、
手作業を減らしたい。

請求ソフトや記録ソフトの入れ替えを前提にせず、既存の画面や出力データを活用する方法を検討。転記・登録・照合など、自動化できる工程を確認します。

既存システムを生かした自動化

AIを業務で使える
環境を整えたい。

法人向けAIの導入、アカウント・権限の設定、職員向けの利用ルールを整理。手順書とデータの置き場所も整え、日々の業務で活用できる状態を目指します。

AIの導入・運用環境づくり

つばさのアプローチ

AIでつくる。AIが動く。
最後は、人が確かめる。

Claude Codeなどを使ったシステム開発と、AIエージェントによる業務実行を組み合わせます。AIに任せる工程と、人が判断する工程を分けて設計します。

AIでつくる

業務に合わせた仕組みを開発。

入力画面、集計、承認フロー、外部サービスとの連携まで。現場の手順に合わせて、必要なシステムを設計・開発します。

AIが動く

定型業務を、手順に沿って実行。

書類の読み取り、データ登録、照合、通知、報告。AIエージェントが対象業務を進め、処理結果や確認事項を担当者へ伝えます。

人が判断する

例外処理と最終確認は、人の役割。

承認や例外への対応、最終確認は担当者が行います。どこまでをAIに任せるかを、業務ごとに決めてから運用します。

AIの利用範囲は、業務内容と情報管理の要件に合わせて個別に設計します。医療・介護の専門的な判断をAIに委ねるものではありません。

自社の業務改善から生まれた仕組み

説明だけでなく、
実際に使っている仕組みを。

自社の事業所運営のために内製し、日々の業務で使っているアプリをご紹介します。画面と業務の流れから、どのように仕事を変えるのかをお伝えします。

全事業所の稼働率 ／ 複数のSaaSとデータをAIが統合
AIが取り込むデータ
  • 介護ソフトのサービス予定
  • 勤怠の打刻
  • 各事業所の稼働表
  • 現場の実施報告
事業所今週の稼働率判定
訪問看護ステーションA職員 8名82%適正
訪問介護B職員 6名58%空きあり
デイサービスC職員 10名71%適正
訪問看護ステーションD職員 5名93%余力なし
訪問介護E職員 7名63%空きあり
居宅介護支援F職員 4名76%適正
AIの判定 訪問看護ステーションD：稼働率93%で余力なし → 応援か採用を検討 訪問介護B・E：空き枠あり → 新しい利用者の受け入れ、シフトの圧縮が可能

画面のイメージ（事業所名・数値は架空です）。実際の数値は全事業所のデータからAIが集計します。

全事業所の稼働を、
ひとつの表でリアルタイムに。

介護ソフトのサービス予定、勤怠の打刻、各事業所が作る稼働表など、ばらばらのSaaSとデータをAIが統合し、会社全体で一元管理。事業所ごとの稼働率をリアルタイムに把握し、無駄のない業務シフトを組めるようになりました。

これまでデータを一度に解析できず、現地管理者の意見を聞いて定性的に決めていたため、相当な無駄が生じていた。
いま全事業所の稼働率を数字で比べ、シフト・応援・採用を決める。
予定・打刻・稼働表を取込 全事業所を統合 稼働率を算出 人が配置を判断
  • 事業所ごと・職員ごとの稼働率をリアルタイムに表示
  • 未打刻・予定とのずれ・空き枠を自動で検出
  • シフトの組み直し、応援、採用の判断材料に

AIエージェントによる業務実行

仕組みをつくるだけでなく、
日々の仕事を動かす。

受付・登録・照合・報告といった日々の作業をAIエージェントが進め、人は処理結果を確認して、承認や例外への対応を行う。自社では、システムの開発と実際の業務実行を組み合わせて運用しています。

エージェントの作業記録 自社運用をもとにした表示例
業務・処理内容 状態の例
請求書メールの取込・登録 添付書類を読み取り、科目と期日を付けて文書管理に登録 作業中
総合振込データの照合・登録 承認済みデータの金額・明細を検算し、重複を確認 完了
購買申請の内容確認 見積額との差があるため、承認者に確認を依頼 判断待ち
実施報告メールから日次売上を登録 事業所からの報告を読み取り、売上管理へ反映 完了
法定研修の受講状況を点検 未受講者の一覧を管理者向けに作成 完了

AIエージェント → 担当者 ／ 報告メールの例

【エージェント報告】
総合振込データの登録：完了

状態
承認済みの振込データを文書管理に登録しました。
確認
金額・明細を検算し、重複がないことを確認しました。
依頼
追加の確認事項はありません。

手順書に沿って動く。

作業ごとの手順とデータの置き場所を決め、エージェントがそれを確認してから処理を進めます。

判断が必要なときは、人につなぐ。

完了・エラー・判断待ちをメールで報告。作業記録はスマートフォンからも確認できます。

作業記録とメールは、自社の実際の運用をもとに内容を一般化して再構成した表示例です。リアルタイムの処理状況を示すものではありません。

提供するサービス

仕組みをつくるか。
仕事そのものを任せるか。

企業ごと、さらに業務ごとに、FDEと受託自動化を選択・組み合わせられます。相談の段階で、どちらかに決めていただく必要はありません。

01 ／ FDE・導入支援

自社で使う仕組みをつくる。

現場に入り込み、課題と業務の流れを整理。AIと業務システムを組み合わせて開発し、導入から運用定着まで伴走します。

  • 現場ヒアリング・業務フローの整理
  • システムの設計・開発・検証
  • 担当者への引き継ぎ・継続的な改善

日々の業務は、主にお客様が運用します。

02 ／ 受託自動化・運用支援

日々の業務まで任せる。

合意した範囲の業務を、つばさが入口から完了まで継続して担当。AIエージェントと人の組み合わせで処理します。

  • 請求書の取込・データ登録・照合
  • 月次集計・入金確認
  • 結果の報告・品質管理

受託範囲・責任分担・料金は個別に設計します。

受託業務は対応可能性を個別に確認します。法令上の専門判断や、指定事業者としての責任は受託範囲に含みません。

つばさが支援する理由

現場を知っているから、
導入して終わらない。

私たちは、介護・看護・施設運営を自ら行う事業者です。現場の小さな手間から管理業務の課題まで、使う人の立場で仕組みを考えます。

自ら事業を運営
訪問介護・訪問看護・デイサービス・居宅介護支援・施設を、札幌を中心に自ら運営しています。
今あるソフトを活用
既存の画面や出力データを確認し、今の環境を生かす方法を検討。人が確認し、引き継げる業務の流れを設計します。
自社業務での実践
紹介しているアプリは、自社の事務で日々使っているものです。運用で見つかった課題や改善の経験も支援に生かします。
開発と運用の両方
システムをつくる側と、AIエージェントを使って実際に業務を進める側の両方を経験しています。
小さな業務から
最初からすべてを変えるのではなく、一つの業務から始め、効果を確認しながら対象を広げます。

導入の流れ

最初は、小さな業務から。

現場を確認し、対象業務と役割分担を整理してから着手します。

  1. 現状ヒアリング

    業務内容、手作業の量、処理件数、使っているシステムを確認します。

  2. 設計・お見積り

    自動化する範囲、受託範囲、期待する効果と費用を整理します。

  3. 構築・試行

    実際の帳票と運用で試し、現場の手順に合わせて調整を重ねます。

  4. 運用・定着

    自社運用、受託、または併用の形で、継続して改善します。

削減効果の試算

どれくらい時間が空くか、
御社の数字で試算できます。

業務ごとに、月の件数と今かかっている時間を入れてください。AI化した後も人が確認する時間を差し引いて計算します。

業務月の件数今の作業時間（1件）AI化後の確認（1件）月の削減時間
請求書の入力・登録読み取り・科目設定・台帳への登録 件 分 分 -
書類の点検書類の有無・期限の確認 件 分 分 -
現場報告の転記実施報告・日報の入力 件 分 分 -
円 初期値は試算の例です。御社の実際の数字に書き換えてください。
月の削減時間-
年間の削減時間-
年間の人件費に換算-

試算は入力された数字だけで計算する目安で、効果を保証するものではありません。導入前のヒアリングでは、実際の業務と件数をもとに改めて試算します。

費用・補助金

業務に合わせて、
個別に設計します。

対象業務、連携するシステム、開発範囲、運用体制に応じてお見積りします。必要な支援と日々の分担を整理し、費用をご提案します。

初期導入費用

個別お見積り

業務整理・設計・構築の範囲に応じてご提案します。

月額費用
個別お見積り 保守・改善・運用支援・業務受託の範囲によって異なります。
導入効果
導入前に試算 現状の作業時間・処理件数・人件費をもとに、導入後の変化を試算します。試算してみる
補助金
活用可能性を確認 制度の要件・対象経費・公募時期を確認したうえでご案内します。

よくあるご質問

ご相談の前に。

どの業務を自動化できるか分かりません。

具体的に決まっていない段階からご相談ください。手作業の多い業務や件数の多い業務を一緒に洗い出し、自動化の効果と実現可能性を確認してご提案します。

実地指導（運営指導）の準備にも使えますか。

書類の有無や期限を点検し、不足しているものを担当者に知らせる仕組みづくりをご相談いただけます。対象書類と確認項目を整理し、日々の管理と事前準備に使える形を検討します。

FDEと受託自動化は併用できますか。

併用できます。たとえば申請・承認はFDEで自社運用の仕組みをつくり、請求書の取込は受託でつばさが担当するなど、業務ごとに分担を設計します。

個人情報の取り扱いはどうなりますか。

扱うデータの範囲、保存先、閲覧できる人を業務ごとに整理してから設計します。AIに渡す情報は必要な項目に限り、取り扱いのルールを事前に取り決めます。

今の請求ソフトや会計ソフトは、そのまま使えますか。

既存ソフトを生かすことを基本に検討します。出力データの取込や画面上の作業など、ご利用環境と連携方法を確認し、入れ替えを前提としない自動化をご提案します。対応範囲は個別に確認します。

補助金は利用できますか。

導入内容と制度の要件によって異なります。対象となる経費、公募時期などを確認し、活用できる可能性をご案内します。

病院やクリニックでも相談できますか。

訪問看護や介護と連携する病院・クリニックの事務についてもご相談いただけます。電子カルテなど医療情報システムに関わる部分は、対応できる範囲を個別に確認します。

まずは業務のご相談から

その仕事、
もっと軽くできるかもしれません。

FDEか業務受託か、まだ決まっていなくても構いません。日々の業務で負担になっていることをお聞かせください。

初回のご相談では、利用者・患者の個人情報や詳細な社内資料は入力しないでください。